01 Jun
Email doanh nghiệp là một công cụ không thể thiếu trong giao tiếp nội bộ, chăm sóc khách hàng, cũng như triển khai các hoạt động bán hàng, marketing. Tuy nhiên, nếu không được quản lý bài bản, email dễ trở thành mớ hỗn độn, gây mất thời gian, bỏ sót khách hàng, và làm giảm hiệu quả làm việc.
Dưới đây là 7 nguyên tắc cốt lõi giúp bạn quản lý email doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:
1. Sử Dụng Địa Chỉ Email Theo Tên Miền Riêng
Tại sao cần thiết?
Email có đuôi @tencongty.com thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng bộ và tăng độ tin cậy khi giao dịch với khách hàng.
Lưu ý:
- Không dùng Gmail cá nhân cho công việc chính thức.
- Các vai trò nên tách biệt: marketing@, sales@, support@ để dễ phân loại và quản lý.
2. Phân Quyền và Tổ Chức Tài Khoản Hợp Lý
Tại sao quan trọng?
Khi có nhiều nhân viên sử dụng email doanh nghiệp, bạn cần quản lý quyền truy cập và dữ liệu rõ ràng.
Giải pháp:
- Sử dụng các nền tảng email doanh nghiệp như Google Workspace, Zoho Mail, Outlook 365 để quản trị tập trung.
- Thiết lập quyền truy cập, xóa, chuyển quyền khi có nhân sự thay đổi.
- Tạo nhóm phân quyền: quản trị viên, nhân viên, cộng tác viên.
3. Thiết Lập Bộ Lọc và Thư Mục Tự Động
Tại sao quan trọng?
Việc để tất cả email vào hộp thư đến khiến bạn dễ bỏ sót thư quan trọng hoặc phản hồi chậm.
Cách làm:
- Thiết lập thư mục theo loại: Khách hàng, Nhà cung cấp, Đơn hàng, Hóa đơn,…
- Dùng bộ lọc (filter) tự động chuyển thư đến vào đúng thư mục.
- Đặt nhãn (label) và màu sắc giúp dễ phân biệt.
4. Sử Dụng Mẫu Email và Tự Động Hóa
Tại sao cần thiết?
Viết lại cùng một nội dung nhiều lần gây mất thời gian và dễ sai sót.
Cách làm:
- Tạo sẵn các mẫu email trả lời khách hàng, báo giá, xác nhận đơn hàng,…
- Tích hợp công cụ CRM hoặc phần mềm marketing để tự động gửi email chăm sóc, thông báo, chiến dịch khuyến mãi.
5. Thiết Lập Chữ Ký Email Đồng Bộ
Tại sao quan trọng?
Chữ ký email là phần nhận diện thương hiệu và thông tin liên hệ. Một chữ ký chuyên nghiệp giúp tăng sự tin tưởng và thuận tiện cho người nhận.
Lưu ý:
- Mỗi nhân viên nên có chữ ký thống nhất: tên, chức vụ, logo công ty, website, hotline.
- Có thể thêm các đường dẫn: fanpage, zalo OA, mã QR, liên kết đặt lịch, v.v.
6. Thường Xuyên Kiểm Tra – Lọc – Lưu Trữ
Tại sao cần làm?
- Email để lâu sẽ chiếm dung lượng, gây chậm hệ thống và rối loạn thông tin.
- Email cũ có thể chứa dữ liệu quan trọng nhưng dễ bị lãng quên nếu không lưu trữ đúng cách.
Giải pháp:
- Xóa định kỳ các thư rác, quảng cáo, tệp đính kèm không cần thiết.
- Lưu trữ email quan trọng trong thư mục riêng hoặc tải về lưu trên drive, máy chủ nội bộ.
- Sử dụng tính năng “Archive” thay vì xóa để giữ lại lịch sử trao đổi.
7. Đào Tạo và Kiểm Soát Việc Sử Dụng Email Trong Doanh Nghiệp
Tại sao cần thiết?
Một nhân viên gửi email sai cách có thể ảnh hưởng đến uy tín và bảo mật công ty.
Cách quản lý:
- Hướng dẫn nhân viên cách viết email chuyên nghiệp, tránh lỗi chính tả, sai tên khách hàng,…
- Quy định rõ về việc sử dụng email doanh nghiệp: không dùng cho mục đích cá nhân, không mở file lạ,…
- Theo dõi log gửi/nhận email qua hệ thống quản trị (nếu có).
Để quản lý email doanh nghiệp hiệu quả, bạn cần kết hợp giữa công cụ hiện đại, quy trình rõ ràng, và ý thức sử dụng đúng đắn từ toàn bộ đội ngũ. Một hệ thống email tốt không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn là bàn đạp tăng trưởng doanh thu và nâng cao uy tín doanh nghiệp.